Diplômés – Déclaration et avis

Avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement des renseignements personnels par l’OUAC

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes aux fins d’admission aux programmes universitaires ontariens pour le compte des universités de l’Ontario. Nous acheminons votre demande d’admission aux l’universités en question.

Nous nous engageons à protéger votre vie privée en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez en appui à votre demande.

En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous acceptez par le fait même que les universités de votre choix obtiendront les renseignements personnels que vous nous avez fournis, et que nous collecterons, utiliserons et gérerons vos renseignements personnels, tel qu’il est stipulé dans la présente.

Dans le cadre de la présente demande, l’université dispose de sa propre politique en matière d’utilisation des renseignements personnels, dont nous vous suggérons de prendre connaissance. L’université peut utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à ses propres politiques et pratiques en matière d’admission et de renseignements personnels et de vie privée – y compris relativement aux exigences gouvernementales en matière de communication des inscriptions – que vous devez vous-même vérifier.

Vos responsabilités

  • Veuillez fournir tous les renseignements exigés dans la présente demande, ainsi que vos droits de demande d’admission. L’université n’étudiera pas les demandes incomplètes. Elle peut, toutefois, exiger des renseignements personnels additionnels ou des soumissions pour compléter votre demande.
  • Veuillez garder votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et votre numéro de référence de demande de l’OUAC confidentiels et sécurisés. Veuillez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisés de ces renseignements.
  • Veuillez vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous les documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts. L‘université se réserve le droit de vérifier les renseignements fournis dans la présente demande d’admission. Si vous dissimulez des renseignements ou que vous soumettez des renseignements faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, nous ou l’université pouvons, à notre seule discrétion, juger votre demande d’admission non valide, ce qui mènera au refus ou à l’annulation de cette dernière ou de votre inscription à l’université. Tout renseignement de la sorte pourra également être communiqué par l’OUAC ou les universités et collèges de l’Ontario à d’autres universités et collèges à la grandeur du Canada ou d’autres organismes de réglementation (p. ex., l’Agence des services frontaliers du Canada).
  • Veuillez protéger les renseignements personnels compris dans votre demande d’admission et ne les fournissez à aucune autre organisation, sous quelque forme que ce soit (papier, PDF, etc.).
  • Sachez que si vous choisissez de communiquer avec nous par courriel ou clavardage, le contenu de vos communications ne sera pas sécurisé.

Collecte et utilisation de renseignements personnels

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en référence à votre demande, afin de traiter cette dernière et de l’acheminer à l’université.
  • Nous recueillons les renseignements relatifs aux cartes de crédit et au règlement des droits, auprès de vous ou de toute autre personne qui se charge de régler les droits relatifs à la présente demande, aux fins de traitement du règlement de votre demande d’admission. Le traitement des paiements par carte de crédit est effectué entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée sur les systèmes de l’OUAC.
  • Nous ou les universités utilisons votre adresse électronique afin de communiquer avec vous. Les universités auront accès aux courriels qui vous seront envoyés par l’OUAC.
  • Si vous exigez des relevés de notes électroniques en appui à votre demande d’admission, nous pouvons alors utiliser vos renseignements personnels pour faciliter le traitement de votre demande de relevé de notes.
  • Nous assurons le suivi des activités relatives à votre demande d’admission en ligne à l’aide de témoins et de divers outils d’analytique Web. Nous ou les universités pouvons utiliser les données ainsi recueillies dans des rapports non identifiables sur le plan personnel afin de suivre les chemins de navigation, de maintenir et améliorer le système de demande d’admission et à d’autres fins, conformément à nos/leurs politiques et pratiques.

Divulgation de renseignements personnels

  • Nous divulguons aux l’universités les renseignements contenus dans votre demande d’admission.
  • Si une tierce partie qui assure le paiement de votre demande a des questions relativement au règlement de cette dernière, nous divulguons alors les renseignements personnels nécessaires afin d’y répondre.
  • Nous ou l’université avisons les universités et les collèges à la grandeur du Canada ou d’autres organismes de réglementation (p. ex., l’Agence des services frontaliers du Canada) à notre seule discrétion, si vous dissimulez des renseignements ou que vous soumettez des renseignements jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, ou si votre demande contient quelque preuve de malhonnêteté intellectuelle ou de conduite inappropriée ou contraire à l’éthique. L’utilisation frauduleuse d’une carte de crédit ou le fait d’exiger/de recevoir un remboursement non autorisé des droits de demande d’admission est considéré comme un comportement contraire à l’éthique.
  • Nous ou l’université pouvons divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.
  • Si vous exigez des relevés de notes électroniques en appui à votre demande d’admission, nous divulguons vos renseignements personnels à l’établissement (aux établissements) auprès duquel (desquels) vous avez commandé vos relevés, aux fins de traitement de votre demande de relevé de notes.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

  • Nous conservons les versions électroniques – de l’année actuelle et historiques – des données qui font partie de votre demande d’admission pendant 7 ans, y compris les données démographiques, scolaires et relatives à vos choix de programme, conformément à notre politique en matière de conservation des dossiers. Ces données demeurent au Canada.
  • Nous conservons les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de nos procédures de reprise en cas de sinistre. Ces dossiers demeurent également au Canada.
  • Si vous avez créé un compte OUAC mais que vous n’avez jamais soumis de demande d’admission, nous supprimerons votre compte et tous les renseignements personnels (format papier ou électronique) qui y sont rattachés à la fin du cycle d’admission.
  • Nous mettons en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.
  • Nous assurons la confidentialité de tous les renseignements personnels que nous recueillons relativement à votre demande d’admission et nous ne divulguons ces derniers qu’aux seules fins stipulées dans le présent avis.

Déclaration de la candidate ou du candidat

Vous devez consentir aux pratiques relatives aux renseignements personnels précisées dans l’énoncé « Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels par l’OUAC », et vous devez accepter la déclaration suivante :

Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis, ou devant être soumis, dans le cadre de la présente demande sont véridiques, complets et exacts, y compris mes déclarations relatives à ma citoyenneté et à mon statut d’immigrant au Canada, et que tous les renseignements exigés aux fins de la présente demande ont été divulgués.

Je reconnais qu’il est de ma responsabilité de que les universités auxquelles j’ai fait demande ou je m’inscris, au fait de toute modification aux renseignements contenus dans mes documents d’admission, et j’accepte de le faire par écrit dès les dites modifications effectuées.

Dernière mise à jour : Le 29 août 2019