105 – Relevés de notes

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Exigences des relevés de notes

Un relevé de notes officiel doit être fourni pour chaque école secondaire, université, collège, cégep, école d’études supérieures ou autre établissement postsecondaire que vous fréquentez, avez fréquenté ou avez quitté.

Ceci comprend les relevés de notes pour un travail effectué en vertu :

  • d’une lettre de permission,
  • de tout cours pour lequel vous avez reçu des équivalences ou
  • d’un programme d’échange.

Pour être officiels, les relevés doivent :

  • être envoyés directement par le Bureau du registraire
  • être soit :
    1. imprimés sur le papier officiel de relevé de notes de l’établissement et/ou porter le cachet de l’école ou la signature appropriée ou
    2. envoyés par voie électronique où cette procédure a été établie.

Si vous n’êtes pas en mesure de fournir de relevés officiels, vous devez communiquer directement avec le service d’admission de l’université ou des universités de votre choix par obtenir des conseils.

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Acheminer vos relevés de notes aux universités

Des procédures spéciales ont étés développées pour l’obtention des relevés de notes des écoles secondaires de l’Ontario et de la Colombie-Britannique (C.-B.), des cégeps du Québec, des universités et des collèges de l’Ontario, et certaines universités et collèges de la C.-B.

Vous devez exiger tous les autres relevés de notes secondaires et tous les relevés postsecondaires de l’extérieur de l’Ontario, et ce, directement de l’établissement en question, et les envoyer directement aux universités auxquelles vous faites demande. Veuillez communiquer avec les universités pour de plus amples renseignements.

N’envoyez pas les relevés de notes ou les documents à l’appui à l’OUAC. Nous ne pouvons pas transmettre ces documents aux universités et ils ne vous seront pas retournés.

Si vous ajoutez un nouveau programme universitaire à votre demande, vous devez vous assurer de l’envoi de vos relevés de notes officiels à cette dernière.

Il est important d’indiquer au complet votre Numéro de référence OUAC, vos nom et prénoms légaux, ainsi que tout nom de famille antérieur, s’il y a lieu, dans les documents présentés. Cela assurera le traitement adéquat de vos documents.

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Relevés de notes des écoles secondaires

Écoles secondaires de l’Ontario

Certaines écoles secondaires de l’Ontario vous permettent d’exiger vos relevés de notes d’études secondaires officiels par voie électronique (cours terminés seulement) par le biais d’OCAS. Vous pouvez accéder ce service depuis la section « Relevés de notes » de la demande 105, sous « Relevés de notes d’études secondaires » en sélectionnant « Déterminez votre admissibilité ».

Si votre école secondaire n’offre pas ce service en ligne, veuillez communiquer avec cette dernière pour exiger qu’elle achemine directement votre relevé de notes officiel aux universités de votre choix. Demandez à votre école secondaire d’indiquer votre Numéro de référence OUAC sur votre relevé de notes.

L’OUAC n’accepte pas les relevés de notes de format papier et ne les achemine pas aux universités de votre choix.

Notes des élèves de niveau secondaire actuels de la Colombie-Britannique

L’OUAC fait office de mandataire des universités de l’Ontario auprès du ministère de l’Éducation et de la Formation de la Colombie-Britannique (C.-B.), aux fins de collecte électronique des notes et des données sur les cours des élèves actuels de la C.‑B. L’OUAC recueille :

  • les notes des cours terminés et les notes de mi-session (en mai)
  • les notes finales (en juillet)

Les élèves de la C.‑B. doivent fournir leur Personal Education Number (« PEN ») dans leur demande 105 et autoriser le ministère à transmettre leur dossier scolaire à l’OUAC.

Toutefois, si vous êtes un(e) élève du secondaire de la C.-B. et que vous souhaitez que votre candidature soit prise en considération à une université de l’Ontario entre janvier et mars, vous devriez vous assurer qu’un relevé de notes officiel sur papier soit envoyé directement aux universités de votre choix, et ce, dès que les notes de la première session sont disponibles.

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Relevés de notes des cégeps du Québec

Un processus automatisé assure la transmission des bulletins d’études collégiales vers les universités de l’Ontario, dans le cas des candidates et des candidats ayant fréquenté ou fréquentant un cégep au Québec.

En pareil cas, inscrivez votre Code permanent dans la case appropriée pour indiquer que vous permettez à l’OUAC d’obtenir et de transmettre votre bulletin par voie informatisée aux universités. Il ne sera pas nécessaire d’envoyer de copie papier de votre relevé de notes officiel. Vous devez fournir votre sexe dans la section “Renseignements personnels” afin que nous puissions obtenir votre dossier scolaire du cégep.

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Relevés de notes des universités et des collèges de l’Ontario

Demande de relevé de notes en ligne

Des relevés de notes sont exigés pour toute université ou tout collège de l’Ontario que vous fréquentez, avez fréquenté ou que vous avez quitté. Vous devez exiger votre relevé de notes à partir de votre demande d’admission en ligne, sauf indication contraire dans les Exceptions relatives aux relevés de notes.

En soumettant votre demande de relevé de notes et en acquittant les droits exigibles, vous autorisez l’OUAC à faire les démarches nécessaires pour envoyer immédiatement vos relevés de notes officiels aux universités de votre choix; vous n’avez pas à communiquer directement avec les registrariats.

Vous pouvez accéder à cette section dans votre demande en sélectionnant « Relevés de notes ».

Renseignements additionnels

  • Si vous êtes actuellement inscrit(e), il se peut que certaines universités exigent que vous fassiez parvenir de multiples relevés de notes afin de satisfaire à différentes dates limites. Avant d’envoyer votre demande à cette fin, veuillez vérifier les dates et limites et exigences pour vous assurer de sélectionner les moments appropriés, puisqu’il n’est pas possible d’annuler ni de modifier les demandes de relevé de notes.
  • Si vous avez déjà suivi des cours à l’université à laquelle vous faites actuellement demande, vous n’avez pas besoin d’exiger le relevé de notes de cette dernière. Toutefois, si vous faites une demande de relevé de notes, l’OUAC la traitera et ne vous remboursera pas les droits.
  • N’exigez qu’un seul relevé de notes soit envoyé à chaque établissement auquel vous faites demande. Si vous avez fait demande à plus d’un programme à un établissement donné, il vous faudra envoyer un seul relevé de notes à ce dernier. Exception : Vous devez exiger l’envoi d’un relevé de notes à chaque établissement/campus/collège universitaire pour les établissements suivants :
    • Guelph et Guelph-Humber
    • Laurentienne et Laurentienne-Hearst
    • Western University (Brescia, Huron, King’s, Main)

L’OUAC ne peut être tenu responsable dans le cas de quelque établissement qui refuse de fournir des relevés de notes (p. ex., compte en souffrance, identification erronée, etc.) Si vous ne pouvez régler de telles questions dans un délai convenable, il se peut que l’université (ou les universités) de votre choix ne puisse(nt) tenir compte de votre (vos) relevé(s) de notes, une fois reçu(s).

Droits de demandes de relevé de notes

L’OUAC recueille les droits de demande de relevés de notes au nom des établissements.

Veuillez consulter les Droits de demandes de relevé de notes pour obtenir des renseignements sur les droits de demandes de relevé de notes de chaque établissement.

Ces droits sont non remboursables.

Nota : Ce formulaire dûment rempli autorise l’OUAC à envoyer votre relevé officiel aux universités que vous avez choisies. Veuillez le soumettre à l’OUAC avec votre demande d’admission et les droits appropriés (droits administratifs, droits de service pour les demandes de relevé de notes, pour les choix additionnels et pour les droits supplémentaires, le cas échéant). Une fois soumises, les demandes de relevé de notes ne peuvent pas être annulées ou modifiées et tout droits sont non remboursables.

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Relevés du Douglas College et de la Kwantlen Polytechnic University

Les universités de l’Ontario ont convenu d’accepter les relevés de notes de ces établissements par le biais du processus de transfert électronique de relevés de notes de l’OUAC.

Si vous fréquentez, avez fréquenté ou avez quitté le Douglas College et/ou la Kwantlen Polytechnic University, vous devez communiquer directement avec l’établissement en question afin de lui demander de soumettre votre (vos) relevé(s) de notes à chacune des universités de l’Ontario de votre choix par le biais de l’OUAC.

Le Douglas College et la Kwantlen Polytechnic University n’achemineront pas directement vos relevés de notes aux universités de l’Ontario.

L’OUAC apparie à votre demande soumise les relevés de notes reçus par voie électronique du Douglas College et/ou de la Kwantlen Polytechnic University, puis les réacheminent à chaque université de l’Ontario visée par votre demande.

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Relevés de notes de l’étranger

Dans le cadre du processus d’admission, il se peut que les universités de l’Ontario exigent que les candidates et candidats aux études universitaires de premier cycle fassent acheminer leurs relevés de notes de l’étranger directement à World Education Services (WES), aux fins de vérification.

Les universités aviseront les candidates et candidats qui soumettent des relevés de notes provenant de l’étranger si des exigences spécifiques de soumission s’appliquent.

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Autres relevés de notes

Il est de votre responsabilité de prendre des arrangements pour faire transférer directement tous les autres relevés de notes et documents justificatifs aux universités de votre choix, et non à l’OUAC.

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Équivalences de crédits

Toutes les universités de l’Ontario offrent des équivalences de crédits pour des cours réussis à un établissement postsecondaire reconnu :

  • lorsque les cours et les notes sont jugés acceptables par l’établissement de destination et
  • s’ils peuvent être intégrés au nouveau programme.

Les relevés de notes officiels sont essentiels au processus de décision sur l’admission; de plus, les universités s’en servent pour déterminer la reconnaissance de crédits ou les équivalences de cours. Dans certains cas, l’université peut demander aux candidat(e)s de remettre une description de cours détaillée.

Chaque université communiquera directement avec vous à ce sujet.

Le nombre de crédits à retenir variera selon les règlements internes de l’université, ainsi que la nature et la source du cours.

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