Politique de confidentialité

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels spécifique à chaque division du Centre

  • OLSAS (Le Service ontarien de demande d’admission en droit)
  • OMSAS (Le Service ontarien de demande d’admission en médecine)
  • ORPAS (Les programmes des sciences de la réadaptation de l’Ontario)
  • TEAS (Service ontarien de demande d’admission en formation à l’enseignement)
  • OUAC 105 (programme universitaire de premier cycle de l’Ontario – 105)
  • OUAC 101 (programme universitaire de premier cycle de l’Ontario – 101)

Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario
Énoncé sur la protection des renseignements personnels

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (OUAC) est une division du Conseil des universités de l’Ontario (COU). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes universitaires de l’Ontario, au nom des universités de l’Ontario, et nous exécutons d’autres fonctions relatives au réseau universitaire.

Nous nous engageons à respecter et à protéger vos renseignements personnels. Le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels vise à expliquer la façon dont nous nous y prenons pour recueillir, utiliser, divulguer et traiter vos renseignements personnels.

Sachez également que, dans le cadre du processus d’admission à un programme universitaire, vous recevrez de l’information additionnelle sur la façon dont vos renseignements personnels seront recueillis, utilisés, divulgués ou traités relativement au programme en question.

Quels renseignements recueillons-nous?

Renseignements personnels

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez au moment de créer un compte de demande d’admission en ligne. Ces renseignements comprennent votre nom, votre adresse électronique, votre mot de passe crypté et, le cas échéant, votre numéro d’école secondaire. Lorsque vous faites demande à un programme d’une université, vous devez fournir tous les renseignements personnels nécessaires pour le traitement de votre demande.
  • Il nous arrive à l’occasion de vous demander de fournir des renseignements personnels que vous n’êtes pas tenu de fournir, mais que vous pouvez fournir si vous le souhaitez. Par exemple, il se peut que nous exigions certains renseignements personnels qui vous permettent de profiter de programmes spéciaux.
  • Nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet qui proviennent d’autres sources, si nécessaire, notamment de votre école secondaire, d’autres établissements d’enseignement que vous avez fréquentés et de fournisseurs tiers de résultats scolaires. Nous acheminons ces renseignements aux universités de votre choix afin qu’elles puissent évaluer votre demande d’admission.
  • Nous recueillons des renseignements personnels et relatifs au paiement de vos droits lorsque vous procédez (ou que quelqu’un d’autre procède) au paiement des droits d’admission. Nous utilisons ces renseignements strictement aux fins de paiement et pour répondre à toute question relative au paiement.
  • Nous pouvons vous demander à l’occasion de fournir des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous pour laisser un commentaire ou poser une question, afin que nous puissions répondre efficacement à votre requête. Il se peut que nous conservions vos renseignements personnels afin de vous mieux aider à l’avenir ou de surveiller ou améliorer nos services.

Renseignements techniques

  • Nous consignons des données techniques lorsque vous visitez le site Web du Centre, afin de surveiller l’utilisation du site et d’identifier d’éventuelles améliorations. Nous recueillons
    • l’adresse Internet de votre ordinateur (p. ex., IP 324.45.123.11) et le nom du domaine;
    • le système d’exploitation de votre ordinateur et votre navigateur Web;
    • le site référant, le cas échéant;
    • les pages visitées; et
    • la date, l’heure et la durée de votre visite.
  • Nous enregistrons vos activités sur la demande en ligne à l’aide de témoins. Ces données historiques servent au suivi des parcours de navigation et au maintien et à l’amélioration du système de demande d’admission. Tous les témoins utilisés lors de la demande d’admission sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur.

Comment utilisons-nous et partageons-nous vos données?

Nous gardons vos renseignements personnels confidentiels et les communiquons uniquement aux fins précisées dans le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels.

Transfert des données vers les universités

  • Nous communiquons les renseignements relatifs à votre demande d’admission aux universités auxquelles vous faites demande.
  • Nous transférons des copies électroniques de vos documents papier aux universités de votre choix, tel qu’il est précisé dans les instructions relatives à la demande d’admission.

Transfert des données vers les fournisseurs de services tiers

  • Il se peut que nous transférions certains renseignements personnels à des tiers aux fins de traitement des demandes électroniques de relevé de notes, des résultats de tests et des autorisations de paiement par carte de crédit. Par exemple, si vous exigez un relevé de notes d’études collégiales de l’Ontario en vue d’une demande d’admission à une université, nous envoyons alors vos renseignements aux fins d’identification au Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO), lequel fait le demande de relevés de notes d’études collégiales de l’Ontario en votre nom. Certains relevés de notes électroniques peuvent également être obtenus d’autres régions du Canada ou des États-Unis.
  • Lorsque des résultats de test d’admission sont nécessaires pour une demande d’admission, nous communiquons les renseignements nécessaires à votre identification aux fournisseurs de résultats, afin d’obtenir les résultats des tests. Ces fournisseurs de résultats peuvent relever d’autorités situées à l’extérieur de l’Ontario.
  • Nous pouvons également, si nécessaire, communiquer vos renseignements personnels à des tiers qui fournissent des services en notre nom, tels que des vérificateurs qui analysent nos systèmes dans le but d’assurer la protection de vos renseignements personnels.
  • Nous communiquons, si nécessaire, vos renseignements personnels et aux fins de paiements (ou les renseignements personnels et aux fins de paiements des personnes qui règlent leurs droits d’admission en votre nom) à des sociétés émettrices de cartes de crédit, afin d’obtenir l’autorisation nécessaire. Nous ne conservons aucun renseignement relatif aux cartes de crédit dans nos systèmes.

Données statistiques aux fins de recherche et de développement de politiques

  • Nous pouvons divulguer vos renseignements scolaires, d’admission, de confirmation et d’inscription, sous forme non identifiable, aux universités de l’Ontario et à certains conseils scolaires du secondaire de l’Ontario, à des fins d’admission, d’inscription, d’élaboration de politiques universitaires et de recherche.
  • Nous pouvons utiliser vos renseignements sous forme agrégée, non identifiable à une personne, pour la création de rapports statistiques à des fins de recherche. Ces renseignements peuvent être utilisés par
    • le grand public par l’entremise du site Web du Centre,
    • les ministères du gouvernement (p. ex., le Ministère de l’Enseignement supérieur, le Ministère de l’Éducation de l’Ontario),
    • le COU,
    • les universités et les collèges de l’Ontario,
    • le Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO),
    • les conseils scolaires des écoles secondaires de l’Ontario, et
    • les chercheurs universitaires (à la discrétion du Centre) aux fins de recherche sur les admissions, les inscriptions, le développement de politiques universitaires, la répartition des ressources et d’autres objectifs connexes.
  • Il se peut que nous utilisions vos renseignements personnels pour vous informer au sujet de sondages. Si vous acceptez de répondre à un sondage, vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour traiter les résultats du sondage. Les renseignements obtenus dans le cadre du sondage ne sont utilisés que sous forme agrégée non identifiable.

 Transfert des opérations

  • Nous réservons le droit de transférer vos renseignements personnels dans le cas d’une réorganisation ou du transfert d’une partie ou de toutes nos opérations et de nos actifs à un nouveau propriétaire.

Raisons juridiques

  • Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels sur demande d’un organisme d’enquête dans le cas de violation d’un accord ou d’une loi, en réponse à un mandat de perquisition ou à toute autre demande de renseignements ou ordre de nature légale, ou si la loi l’exige.
  • Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels pour aider à rembourser une dette qui vous est imputable, ou lorsque cela s’avère nécessaire dans le cadre de la mise sur pied, de l’exercice ou la défense d’une réclamation fondée en droit.
  • Nous pouvons divulguer de l’information, y compris vos renseignements personnels, pour nous conformer à des obligations contractuelles ou juridiques en rapport avec les services que nous fournissons aux universités et à d’autres.
  • Nous ou les universités pouvons partager vos renseignements personnels, en tout ou en partie, avec les universités et les collèges dans tout le Canada lorsque l’on soupçonne qu’il y a fraude au chapitre de la demande d’admission, tel qu’il est précisé dans l’énoncé sur la protection des renseignements personnels de chaque demande.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.

  • Nous restreignons l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés et aux fournisseurs de services autorisés qui doivent en faire usage conformément au présent énoncé sur la protection des renseignements personnels.
  • Nous détruisons les documents supplémentaires que vous soumettez en appui à votre demande à la fin de chaque cycle d’admission. Ces derniers ne vous seront pas retournés ni ne seront acheminés à des tiers.
  • Nous conservons les dossiers électroniques à l’extérieur de nos bureaux dans le cadre de notre procédure de reprise d’activités en cas de sinistre, nous assurant ainsi de la sécurité de vos données en cas d’urgence.
  • Nous n’assurons ni la collecte, ni la transmission, ni le stockage des données relatives aux titulaires de carte de crédit. Le traitement des cartes de crédit est assuré par un tiers.
  • Nous utilisons un niveau de sécurité élevé pour le transfert de données des demandes d’admission. Tous les fichiers transférés du Centre ou vers le Centre utilisent le protocole Secure Socket Shell (SSH). Les fichiers contenant des renseignements personnels sont dotés d’un niveau additionnel de chiffrement appelé « Pretty Good Protection » (PGP), histoire de s’assurer qu’aucune personne non autorisée ne puisse les déchiffrer.
  • Nous nous assurons que les fournisseurs de services du Centre maintiennent la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et qu’ils les utilisent en conformité avec les lois applicables.

Bien que nous prenions les mesures appropriées pour protéger vos renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle, nous ne pouvons garantir qu’ils seront toujours utilisés en accord avec le présent énoncé sur la protection des renseignements personnels.

Comment faire pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger?

Nous garderons vos renseignements personnels aussi exacts et à jour que possible. Nous maintenons vos renseignements sous forme électronique, dans un format identifiable, jusqu’à la fin du traitement et des rapports. Lors d’un cycle de demande d’admission, vous avez accès à vos renseignements personnels en ligne et, dans la plupart des cas, vous pouvez y apporter des corrections en ligne, au besoin.

Sites Web de tiers : Avis de non-responsabilité

Nos sites Web fournissent des liens vers des sites Web de tiers qui peuvent être pertinents au processus de demande d’admission à l’université. L’ajout d’un hyperlien ne signifie aucunement que nous cautionnons une organisation, son site Web ou ses services. Ces sites Web ont leurs propres politiques en matière de renseignements personnels et nous vous recommandons d’en prendre connaissance.

Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites Web; par conséquent, nous ne sommes aucunement responsables de la façon dont les organisations qui en sont responsables collectent, utilisent, divulguent ou traitent vos renseignements personnels.

Modifications au présent énoncé sur la protection des renseignements personnels

Il se peut que nous mettions à jour périodiquement le présent énoncé pour tenir compte de nos pratiques en matière de renseignements personnels. L’énoncé sur la protection des renseignements personnels mis à jour sera affiché sur le site Web du Centre. Nous traiterons vos renseignements personnels conformément à l’énoncé sur la protection des renseignements personnels en vigueur au moment de la collecte des renseignements, ou selon votre consentement.

Comment communiquer avec nous

Veuillez communiquer avec notre département des services aux candidats en tout temps si :

  • vous avez des questions ou des commentaires au sujet du présent énoncé sur la protection des renseignements personnels;
  • vous voulez accéder aux renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle et y apporter des changements; ou
  • vous désirez formuler une plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels.

Communiquer avec nous pour de plus amples renseignements.

Dernière mise à jour : le 12 août 2016