Déclaration et avis – 101

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à un ou plus d’un programme universitaire de premier cycle de l’Ontario (101)

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme de premier cycle ou à un programme ne conférant pas de grade d’une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par l’OUAC, lequel achemine les renseignements relatifs à cette dernière aux universités de votre choix.

Nous nous engageons à protéger votre vie privée, en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez à l’appui de votre demande d’admission.

En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous acceptez que les universités de votre choix reçoivent les renseignements personnels que vous avez fournis à l’OUAC, lequel recueille, utilise, divulgue et traite vos renseignements personnels tel qu’il est stipulé dans la présente déclaration.

Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à leurs propres politiques et pratiques d’admission et d’utilisation de renseignements personnels, ainsi qu’aux exigences du gouvernement en matière de communication des renseignements, que vous devez vous-même vérifier.

Vos responsabilités

  • Veuillez fournir tous les renseignements personnels exigés dans la demande d’admission, ainsi que vos droits d’admission. Les universités ne traiteront pas les demandes d’admission incomplètes. De plus, ces dernières peuvent exiger des renseignements personnels additionnels ou des soumissions pour compléter votre demande d’admission.
  • Veuillez régler vos droits de demande d’admission. L’utilisation frauduleuse d’une carte de crédit ou le fait d’exiger/de recevoir un remboursement non autorisé des droits de demande d’admission est considéré comme un comportement contraire à l’éthique.
  • Veuillez garder votre code d’accès, votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et votre numéro de référence de demande de l’OUAC confidentiels et sécurisés. Veuillez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisés de ces renseignements.
  • Veuillez vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts. Nous et les universités nous réservons le droit de vérifier les renseignements fournis dans la demande d’admission. Si vous ne divulguez pas des renseignements ou si vous soumettez des renseignements faux ou trompeurs, si vous ne fournissez pas des renseignements, ou s’ils sont écrits par un tiers, votre demande d’admission peut alors être jugée non valide, et ce, à notre seule discrétion ou celle de l’université en question, ce qui risque de mener au refus ou à l’annulation d’une offre d’admission ou de votre inscription à l’université. Tout renseignement de la sorte pourra également être communiqué par l’OUAC ou les universités et collèges de l’Ontario avec d’autres universités et collèges à la grandeur du Canada.
  • Assurez-vous de protéger les renseignements personnels de votre demande d’admission et ne les fournissez pas à une autre organisation dans quelque forme que ce soit (p. ex., papier, PDF).

Collecte des renseignements personnels

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou dans le cadre de votre demande d’admission, dans le but de traiter et d’acheminer cette dernière aux universités de votre choix.
  • Nous recueillons vos données scolaires, y compris votre Numéro d’identification scolaire de l’Ontario (NISO), auprès de votre école secondaire ou conseil scolaire. Nous recueillons ces renseignements à diverses occasions lors du cycle de demande d’admission, et ce, aux fins de traitement de votre demande. Un nombre limité de représentants d’école ou de conseil scolaire sont autorisés à mettre à jour vos données scolaires du secondaire et les renseignements relatifs à votre diplôme.
  • Nous recueillons les renseignements relatifs à votre statut d’autochtone au Canada, si vous avez choisi de les fournir. Ces renseignements ne sont pas obligatoires. Par contre, si vous les fournissez, nous les acheminerons aux universités de votre choix, afin de leur permettre de vous renseigner quant aux services particuliers offerts aux étudiantes et étudiants autochtones du Canada.
  • Nous recueillons les renseignements relatifs à votre statut de candidate ou candidat aux études universitaires ou collégiales de première génération, si vous choisissez de les fournir. Vous n’êtes pas tenu(e) de fournir ces renseignements; toutefois, si c’est le cas, nous les acheminerons aux universités de votre choix, afin qu’elles puissent vous informer quant aux services spécifiques qu’elles proposent aux étudiantes et étudiants de première génération.
  • Nous recueillons les renseignements relatifs au règlement des droits de votre demande, que ce soit par vous ou par toute autre personne. Nous utilisons ces renseignements pour effectuer le traitement du paiement de votre demande. Le traitement des cartes de crédit est assumé entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée dans les systèmes de l’OUAC.
  • Si vous êtes accepté(e) et que vous vous inscrivez à une université de l’Ontario, l’université acheminera les renseignements relatifs à votre inscription, ainsi que le nom du programme auquel vous vous inscrivez, au ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle (MESFP). L’OUAC recueille, à son tour, les renseignements relatifs à votre inscription auprès du MESFP.

Utilisation des renseignements personnels

  • Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins de compilation et de traitement de votre demande d’admission et de votre paiement.
  • Nous utilisons les renseignements personnels provenant de toutes les demandes d’admission aux programmes de premier cycle pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel à l’usage des groupes suivants :
    • le public (par le biais du site Web de l’OUAC)
    • les universités et les collèges de l’Ontario
    • le Service d’admission des collèges de l’Ontario (SACO)
    • les conseils scolaires de l’Ontario
    • les ministères du gouvernement de l’Ontario (MESFP, ministère de l’Éducation)
    • le CUO
    • les chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion de l’OUAC) à des fins d’élaboration de politiques et de recherche en matière d’admission, d’inscription et autres
  • Nous ou les universités utilisons votre adresse électronique pour communiquer avec vous.
  • Nous utilisons les renseignements personnels obtenus auprès du MESFP ou des inscriptions universitaires pour créer des rapports statistiques de données agrégées non identifiables sur le plan personnel, à l’usage des groupes suivants :
    • les universités et les collèges de l’Ontario
    • le SACO
    • les ministères du gouvernement de l’Ontario (MESFP, ministère de l’Éducation)
    • le CUO
    • les chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion de l’OUAC) à des fins d’élaboration de politiques et de recherche en matière d’admission, d’inscription et autres
  • Nous ou les universités utilisons votre sexe et votre date de naissance à des fins d’identification, d’appariement des documents et de statistique. Ces renseignements n’influent en rien sur les décisions d’admission des universités.

Divulgation des renseignements personnels

  • Nous divulguons votre code d’accès de l’OUAC à votre conseillère ou conseiller en orientation, à titre confidentiel, afin d’aider au processus de demande d’admission.
  • Nous divulguons les renseignements relatifs à votre demande d’admission à votre service d’orientation, afin d’aider au processus de demande d’admission.
  • Nous divulguons vos données démographiques, vos données scolaires et vos choix d’université/de programme à toutes les universités auxquelles vous avez formulé une demande.
  • Si vous avez fait demande à un programme conjoint ou de collaboration entre universités ou entre une université et un collège, nous ou les universités divulguons les renseignements contenus dans votre demande d’admission aux collèges ou universités de l’Ontario partenaires pertinents.
  • Si vous avez l’intention de formuler une demande auprès du Régime d’aide financière pour étudiantes et étudiants de l’Ontario (RAFEO), et que vous fournissez votre autorisation et votre consentement spécifiquement pour cette raison, nous communiquerons alors vos renseignements personnels au RAFEO, aux fins de détermination de votre admissibilité à l’aide financière.
  • Si un tiers qui assure le paiement de la présente a des questions relativement au règlement de votre demande d’admission, nous divulguons alors les renseignements personnels nécessaires à votre égard afin de lui répondre.
  • Il se peut que nous divulguions des renseignements personnels au MESFP à des fins d’élaboration de politiques et de recherche, tel qu’il est prévu dans la Loi sur le ministère de la Formation, des Collèges et des Universités (Loi sur le MCFU).
  • Il se peut que nous divulguions vos renseignements scolaires au ministère de l’Éducation aux fins de vérification de votre dossier scolaire.
  • Nous divulguons vos renseignements personnels, ainsi que vos données relatives à votre demande et à votre confirmation au SACO, afin d’aider à la recherche sur les tendances en matière d’études postsecondaires chez les candidates et candidats faisant demande aux collèges et aux universités de l’Ontario.
  • Il se peut que nous ou les universités utilisions vos renseignements personnels afin de valider ou d’attribuer un NISO. Le Répertoire des NISO est maintenu par le ministère de l’Éducation aux fins de suivi et de recherche par ce dernier, mais également par le MESFP et les établissements postsecondaires, tel qu’il en est stipulé par la Loi sur le MFCU.
  • Nous communiquons votre NISO aux universités de votre choix aux fins de maintien du Répertoire des NISO.
  • Si vous faites demande à une université canadienne située à l’extérieur de l’Ontario, nous divulguons à cette dernière les données scolaires relatives à vos études secondaires en Ontario, à votre demande.
  • Nous ou les universités aviserons les universités et les collèges à la grandeur du Canada, et ce, à notre seule discrétion, si vous dissimulez des renseignement ou si vous soumettez des renseignements relatifs à votre demande d’admission qui sont réputés faux ou trompeur, ou contient une preuve quelconque de malhonnêteté scolaire ou de mauvaise conduite ou de comportement contraire à l’éthique. L’utilisation frauduleuse de cartes de crédit ou le fait d’exiger/de recevoir un remboursement non autorisé des droits de demande d’admission est réputé un comportement contraire à l’éthique.
  • Nous divulguons au ministère de l’Éducation vos renseignements identificatoires, l’école secondaire que vous fréquentez et si vous avez fait demande ou avez été inscrit(e) à une université, comme l’autorise le paragraphe 8.1(1) de la Loi sur l’éducation.
  • Nous divulguons les renseignements relatifs à votre demande, à votre confirmation et à votre inscription, sous forme non identifiable sur le plan personnel, aux universités de l’Ontario à des fins d’admission, d’inscription et autres (élaboration de politiques universitaires et recherche).
  • Nous divulguons les renseignements personnels provenant de toutes les demandes d’admission aux facultés de droit pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel à l’usage des groupes suivants :
    • le public (par le biais du site Web de l’OUAC)
    • les universités et les collèges de l’Ontario
    • le SACO
    • les conseils scolaires de l’Ontario
    • les ministères du gouvernement de l’Ontario (MESFP, ministère de l’Éducation)
    • le CUO
    • le MESFP
    • les chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion de l’OUAC) à des fins d’élaboration de politiques et de recherche en matière d’admission, d’inscription et autres
  • Nous ou les universités pouvons divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

  • À la fin de chaque cycle de demande d’admission, nous détruisons les documents supplémentaires soumis en appui à votre demande. Avant leur destruction, ces documents ne seront ni retournés, ni réacheminés à vous ou à quelque tiers, sous leur forme originale ou copiée.
  • Nous conservons les versions électroniques actuelles et historiques de votre demande d’admission, conformément à notre politique en matière de conservation des dossiers.
  • Nous mettons en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.
  • Nous conservons les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de nos procédures de reprise en cas de sinistre.
  • Nous assurons le caractère confidentiel de tous les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission et nous ne communiquons ces derniers qu’aux seules fins décrites dans la présente déclaration.

Renseignements additionnels

  1. Veuillez passer en revue notre Énoncé sur la protection des renseignements personnels
  2. Veuillez communiquer avec le responsable de la vie privée de l’OUAC :
    170 Research Lane, Guelph (Ontario) N1G 5E2
    Téléphone : 519-823-1940
    Adresse électronique : privacyofficer@ouac.on.ca

Dernière mise à jour : le 28 août 2017