Déclaration et avis – ORPAS

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande Le Service ontarien de demande d’admission aux programmes des sciences de la réadaptation (ORPAS)

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières. Pour faire demande à un programme des sciences de la réadaptation d’une université de l’Ontario, votre demande d’admission doit être traitée par l’OUAC, lequel achemine les renseignements relatifs à cette dernière aux universités de votre choix.

Nous nous engageons à protéger votre vie privée, en ce qui a trait aux renseignements personnels que vous fournissez à l’appui de votre demande d’admission.

En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous acceptez que les universités de votre choix reçoivent les renseignements personnels que vous avez fournis à l’OUAC, lequel recueille, utilise, divulgue et traite vos renseignements personnels tel qu’il est stipulé dans la présente déclaration.

Les universités peuvent utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins conformément à leurs propres politiques et pratiques d’admission et d’utilisation de renseignements personnels, ainsi qu’aux exigences du gouvernement en matière de communication des renseignements, que vous devez vous-même vérifier.

Vos responsabilités

  • Veuillez fournir tous les renseignements personnels exigés dans la demande d’admission, ainsi que vos droits d’admission. Les universités ne traiteront pas les demandes d’admission incomplètes. De plus, ces dernières peuvent exiger des renseignements personnels additionnels ou des soumissions pour compléter votre demande d’admission.
  • Veuillez régler vos droits de demande d’admission. L’utilisation frauduleuse d’une carte de crédit ou le fait d’exiger/de recevoir un remboursement non autorisé des droits de demande d’admission est considéré comme un comportement contraire à l’éthique.
  • Veuillez garder votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et votre numéro de référence de demande de l’OUAC confidentiels et sécurisés. Veuillez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisés de ces renseignements.
  • Veuillez vous assurer que les renseignements contenus dans votre demande d’admission et tous documents à l’appui soient véridiques, complets et exacts, et que vous soyez le seul et unique auteur de toute notice autobiographique et documents personnels que vous avez soumis. Nous et les universités se réservent le droit de vérifier les renseignements fournis dans la demande d’admission. Si vous ne divulguez pas des renseignements ou si vous soumettez des renseignements faux ou trompeurs, si vous ne fournissez pas des renseignements, ou s’ils sont écrits par un tiers, votre demande d’admission peut alors être jugée non valide, et ce, à notre seule discrétion ou celle de l’université en question, ce qui risque de mener au refus ou à l’annulation d’une offre d’admission ou de votre inscription à l’université. Tout renseignement de la sorte pourra également être communiqué par l’OUAC, ou par les universités et les collèges, aux autres universités et collèges à la grandeur du Canada.
  • Assurez-vous de protéger les renseignements personnels de votre demande d’admission et ne les fournissez pas à une autre organisation dans quelque forme que ce soit (p. ex., papier, PDF).

Collecte des renseignements personnels

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou dans le cadre de votre demande d’admission, dans le but de traiter et d’acheminer cette dernière aux universités de votre choix.
  • Nous recueillons les relevés de notes que vous fournissez dans le cadre de votre demande d’admission.
  • Nous recueillons votre Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO), s’il est inscrit sur votre relevé de notes, et nous l’utiliserons en tant qu’identificateur personnel dans le cadre de votre demande d’admission à l’OUAC.
  • Nous recueillons les renseignements personnels à votre sujet des personnes que vous indiquez à titre de référence (répondants).
  • Nous recueillons les renseignements relatifs à votre statut d’autochtone au Canada, si vous avez choisi de les fournir. Vous n’êtes pas tenu(e) de fournir ces renseignements; par contre, si vous les fournissez, nous les acheminerons aux universités de votre choix, afin de leur permettre de vous renseigner quant aux services particuliers offerts aux étudiantes et étudiants autochtones du Canada, et ce, dans le but d’améliorer l’enseignement des sciences de la réadaptation (et l’enseignement médical) et les soins à la grandeur des collectivités autochtones.
  • Nous recueillons les renseignements relatifs au règlement des droits de votre demande, que ce soit par vous ou par toute autre personne. Nous utilisons ces renseignements pour effectuer le traitement du paiement de votre demande. Le traitement des cartes de crédit est assumé entièrement par un tiers; aucune donnée relative aux titulaires de carte n’est recueillie, transmise ou stockée dans les systèmes de l’OUAC.

Utilisation des renseignements personnels

  • Nous utilisons vos renseignements personnels aux fins de compilation et de traitement de votre demande d’admission et de votre paiement.
  • Nous divulguons les renseignements personnels provenant de toutes les demandes d’admission aux programmes dessciences de la réadaptation pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel à l’usage des groupes suivants :
    • le public (par le biais du site Web de l’OUAC);
    • les comités d’admission des programmes des sciences de la réadaptation;
    • les universités de l’Ontario;
    • le CUO;
    • le Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle (MESFP);
    • Ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario; et
    • les chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion de l’OUAC et des facultés des sciences de la réadaptation) à des fins d’élaboration de politiques et de recherche en matière d’admission, d’inscription et autres.
  • Nous ou les universités utilisons votre adresse électronique pour communiquer avec vous.
  • Si vous commandez un ou plus d’un relevé de notes électroniques en appui à votre demande, il se peut que nous utilisions vos renseignements personnels pour traiter votre demande de relevé.
  • Nous ou les universités utilisons votre date de naissance à des fins d’identification et d’appariement des documents.

Divulgation des renseignements personnels

  • Nous divulguons vos données démographiques, vos données scolaires et vos choix d’université/de programme, y compris vos réponses aux offres d’admission, à toutes les universités auxquelles vous avez formulé une demande.
  • Si vous avez fait demande à un programme conjoint ou de collaboration entre universités ou entre une université et un collège, nous ou les universités divulguons les renseignements contenus dans votre demande d’admission aux collèges ou universités de l’Ontario partenaires pertinents.
  • Nous faisons parvenir aux personnes que vous avez énumérées à titre de référence (répondants) un Accusé de réception les avisant que vous les avez nommées à titre de référence. Si l’une de vos références communique avec l’OUAC pour toute question relative à votre demande d’admission, nous divulguons alors les renseignements personnels nécessaires afin d’y répondre.
  • Si un tiers qui assure le paiement de la présente a des questions relativement au règlement de votre demande d’admission, nous divulguons alors les renseignements personnels nécessaires à votre égard afin de lui répondre.
  • Il se peut que nous ou les universités utilisions vos renseignements personnels afin de valider ou d’attribuer un Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO). Le Répertoire des NISO est maintenu par le ministère de l’Éducation aux fins de suivi et de recherche par ce dernier, mais également par le MESFP et les établissements postsecondaires, tel qu’il en est stipulé par la Loi sur le Ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU).
  • Nous communiquons votre NISO aux universités de votre choix aux fins de maintien du Répertoire des NISO.
  • En vertu de la Loi sur le MFCU, il se peut que nous communiquions des renseignements personnels au MESFP à des fins de développement de politiques et de recherche.
  • Nous ou les universities aviserons les universités et les collèges à la grandeur du Canada, et ce, à notre seule discrétion, si vous dissimulez des renseignement ou si vous soumettez des renseignements relatifs à votre demande d’admission qui sont réputés faux ou trompeur, produits par un tiers, ou contient une preuve quelconque de malhonnêteté scolaire ou de mauvaise conduite ou de comportement contraire à l’éthique. L’utilisation frauduleuse de cartes de crédit ou le fait d’exiger/de recevoir un remboursement non autorisé des droits de demande d’admission est réputé un comportement contraire à l’éthique.
  • Nous divulguons les renseignements personnels provenant de toutes les demandes d’admission aux programmes des sciences de la réadaptation pour créer des données agrégées non identifiables sur le plan personnel à l’usage des groupes suivants :
    • le public (par le biais du site Web de l’OUAC);
    • les comités d’admission des programmes sciences de la réadaptation;
    • les universités de l’Ontario;
    • le CUO;
    • le MESFP;
    • Ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario; et
    • les chercheurs en milieu universitaire (à la discrétion de l’OUAC et des facultés des sciences de la réadaptation) à des fins d’élaboration de politiques et de recherche en matière d’admission, d’inscription et autres.
  • Nous ou les universités pouvons divulguer vos renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux organismes d’application de la loi et à toute autre personne, tel qu’autorisé ou exigé par la loi.
  • Si vous commandez des relevés de notes électroniques à l’appui de votre demande d’admission, nous divulguons alors vos renseignements personnels aux établissements en question, dans le but de faciliter le traitement de votre demande.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

  • Si vous soumettez une demande d’admission mais que vous ne vous inscrivez pas à un programme des sciences de la réadaptation de l’Ontario, nous détruirons alors tout document original ou dossier papier lié à votre demande.
  • À la fin de chaque cycle de demande d’admission, nous détruisons les documents supplémentaires soumis en appui à votre demande. Ces derniers, y compris les relevés de notes, les notices autobiographiques et les soumissions personnelles, ne vous seront pas retournés et une copie ne sera réacheminée ni à vous, ni à quelque tiers, avant leur destruction.
  • Nous conservons les versions électroniques – actuelle et historique – des données démographiques, scolaires et relatives à vos choix de programme qui font partie de votre demande d’admission, conformément à notre politique en matière de conservation des dossiers.
  • Nous mettons en place des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés.
  • Nous conservons les dossiers électroniques dans des installations extérieures, tel que prévu dans le cadre de nos procédures de reprise en cas de sinistre.
  • Nous assurons le caractère confidentiel de tous les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission et nous ne communiquons ces derniers qu’aux seules fins décrites dans la présente déclaration.

Plus de renseignements

  1. Veuillez passer en revue notre Énoncé sur la protection des renseignements personnels.
  2. Veuillez communiquer avec le responsable de la vie privée de l’OUAC :
    170 Research Lane, Guelph (Ontario) N1G 5E2
    Téléphone : 519-823-1940
    Adresse électronique : privacyofficer@ouac.on.ca

Dernière mise à jour : le 20 juillet 2017