Un relevé de notes officiel doit être fourni pour chaque école secondaire, université, collège, cégep, école d’études supérieures ou autre établissement postsecondaire que vous fréquentez, que vous avez fréquenté ou que vous avez quitté.
Ceci comprend les relevés de notes pour :
- un travail effectué en vertu d’une lettre de permission
- une équivalence de crédit
- un programme d’échange
Prière de lire attentivement les exigences de relevés de notes, puisque vous devez commander certains types de relevé par l’entremise de votre demande d’admission, et d’autres directement auprès de votre établissement.
Qu’est-ce qui rend un relevé de notes « officiel »?
Pour être officiels, les relevés doivent :
- être envoyés directement par le bureau du registraire
- être soit :
- imprimés sur le papier officiel de relevé de notes de l’établissement et/ou porter le cachet de l’école ou la signature appropriée ou
- envoyés par voie électronique où cette procédure a été établie.
Si vous n’êtes pas en mesure de fournir de relevés officiels, vous devez communiquer directement avec le service d’admission de l’université ou des universités de votre choix par obtenir des conseils.
Acheminer vos relevés de notes aux universités
N’envoyez pas les relevés de notes ou les documents à l’appui à l’OUAC. Nous ne pouvons pas transmettre ces documents aux universités et ils ne vous seront pas retournés.
Des procédures spéciales ont étés développées pour l’obtention des relevés de notes des :
- Écoles secondaires de l’Ontario (élèves qui ne sont pas actuellement inscrits)
- Écoles secondaires de la Colombie-Britannique (C.-B.)
- Cégeps du Québec
- Universités et collèges de l’Ontario
- Certaines universités et collèges de la C.-B
Tous les autres relevés de notes secondaires et postsecondaires : Vous devez exiger tous les autres relevés de notes secondaires et tous les relevés postsecondaires directement de l’établissement en question, et les envoyer directement aux universités auxquelles vous faites demande. Pour plus d’information, prière de communiquer avec le service d’admission de chaque université.
Si vous ajoutez une nouvelle université à votre demande, vous devez vous assurer de l’envoi de vos relevés de notes officiels à cette dernière en suivant la procédure indiquée dans la présente page Web.
- Exception : Les relevés de notes des écoles secondaires de l’Ontario, des écoles secondaires de la C.-B. et des cégeps du Québec reçus par l’OUAC, à l’aide de la procédure énumérée dans la présente page Web, seront automatiquement acheminés aux universités que vous ajouterez subséquemment.
Il est important que votre Numéro de référence OUAC, vos nom et prénoms légaux complets, ainsi que tout nom de famille antérieur, s’il y a lieu, soient affichés sur tous les relevés de notes. Cela assurera le traitement adéquat de vos documents.
Relevés de notes des écoles secondaires
Écoles secondaires de l’Ontario (pour les étudiantes non actuellement inscrites et les étudiants non actuellement inscrits)
Certaines écoles secondaires de l’Ontario vous permettent d’exiger vos relevés de notes d’études secondaires officiels par voie électronique (cours terminés seulement) par le biais d’OCAS. Vous pouvez accéder ce service depuis la section Relevés de notes de la Demande de premier cycle, sous « Relevés de notes d’études secondaires » en sélectionnant « Vérifier si mon école secondaire participe ». Tout relevé de notes que vous exigez par le biais de ce processus sera redirigé vers les universités de votre choix.
Nota : Les mises à jour des renseignements contenus dans ces relevés de notes ne sont pas envoyées automatiquement à l’OUAC. Par conséquent, en cas de modifications à vos renseignements, il vous faudra alors effectuer une nouvelle requête à l’aide du même service en ligne.
Si votre école secondaire n’offre pas ce service en ligne, veuillez alors :
- Communiquer avec cette dernière pour exiger qu’elle achemine directement votre relevé de notes officiel aux universités de votre choix.
- Lui demandez d’indiquer votre Numéro de référence OUAC sur votre relevé de notes.
- Nota : L’OUAC n’accepte pas ces documents en tant que relevés de notes de format papier et ne les achemine pas aux universités de votre choix.
Notes des élèves de niveau secondaire actuels de la C.-B.
L’OUAC agit à titre de mandataire des universités de l’Ontario pour la collecte électronique de renseignements sur les cours, les évaluations et les notes des élèves du secondaire de la C.-B., par l’entremise du Ministry of Education and Child Care de la C.-B., ainsi que certaines et certains élèves du secondaire du Yukon.
Si cela est votre cas, fournissez votre Numéro d’élève personnel (« PEN ») dans votre demande. Vous devez également autoriser le ministère à communiquer votre dossier scolaire à l’OUAC, par l’entremise du service des relevés de notes des élèves (« STS ») de la C.-B.
L’OUAC recueille sur une base continue les dossiers scolaires des élèves – anciens et actuels – du secondaire.
Relevés de notes des cégeps du Québec
Un processus automatisé assure la transmission des bulletins d’études collégiales vers les universités de l’Ontario, dans le cas des candidates et des candidats ayant fréquenté ou fréquentant un cégep au Québec.
En pareil cas, inscrivez votre Code permanent de cégep du Québec dans la case appropriée pour indiquer que vous permettez à l’OUAC d’obtenir et de transmettre votre bulletin par voie informatisée aux universités. Il ne sera pas nécessaire d’envoyer de copie papier de votre relevé de notes officiel.
Relevés de notes des universités et des collèges de l’Ontario
Demandes de relevé de notes en ligne
Des relevés de notes sont exigés pour toute université ou tout collège de l’Ontario que vous fréquentez, avez fréquenté ou que vous avez quitté.
Vous devez exiger votre relevé de notes à partir de votre demande d’admission, sauf indication contraire dans les Exceptions relatives aux relevés de notes.
En soumettant votre demande de relevé de notes et en acquittant les droits exigibles, vous autorisez l’OUAC à faire les démarches nécessaires pour envoyer immédiatement vos relevés de notes officiels aux universités de votre choix; vous n’avez pas à communiquer directement avec les registrariats.
Vous pouvez accéder à cette section dans votre demande en sélectionnant « Relevés de notes ».
Renseignements additionnels
- Si vous êtes actuellement inscrit(e), il se peut que certaines universités exigent que vous fassiez parvenir de multiples relevés de notes afin de satisfaire à différentes dates limites. Avant d’envoyer votre demande à cette fin, veuillez vérifier les dates limites et exigences pour vous assurer de sélectionner les moments appropriés, puisqu’il n’est pas possible d’annuler ni de modifier les demandes de relevé de notes.
- Si vous avez déjà suivi des cours à l’université à laquelle vous faites actuellement demande, vous n’avez pas besoin d’exiger le relevé de notes de cette dernière. Toutefois, si vous faites une demande de relevé de notes, l’OUAC la traitera et ne vous remboursera pas les droits.
- N’exigez qu’un seul relevé de notes soit envoyé à chaque université à laquelle vous faites demande. Si vous avez fait demande à plus d’un programme à une université donnée, il vous faudra envoyer un seul relevé de notes à cette dernière.
Exception : Vous devez exiger l’envoi d’un relevé de notes à chaque établissement, campus ou collège universitaire pour les établissements suivants :- Guelph et Guelph-Humber
- Western University (Huron, King’s, Main)
L’OUAC ne peut être tenu responsable dans le cas de quelque établissement qui refuse de fournir des relevés de notes (p. ex. compte en souffrance, identification erronée) Si vous ne pouvez régler de telles questions dans un délai convenable, il se peut que l’université (ou les universités) de votre choix ne puisse(nt) tenir compte de votre (vos) relevé(s) de notes, une fois reçu(s).
Droits de demandes de relevé de notes
L’OUAC collecte ces droits au nom des universités.
Veuillez consulter les Droits de demandes de relevé de notes pour obtenir des renseignements sur les droits de demandes de relevé de notes de chaque établissement.
Ces droits sont non remboursables.
En remplissant une demande de relevé de notes en ligne et en la soumettant avec votre demande et les droits appropriés (droits de demande, droits de demandes de relevé de notes, pour les choix additionnels et pour les droits supplémentaires), vous autorisez l’OUAC à envoyer vos relevés de notes officiels aux universités que vous avez choisies. Une fois soumises, les demandes de relevé de notes ne peuvent pas être annulées ou modifiées et tout droits sont non remboursables.
Relevés du Douglas College et de la Kwantlen Polytechnic University
Les universités de l’Ontario ont convenu d’accepter les relevés de notes de ces établissements par le biais du processus de transfert électronique de relevés de notes de l’OUAC.
Si vous fréquentez, avez fréquenté ou avez quitté le Douglas College et/ou la Kwantlen Polytechnic University, vous devez communiquer directement avec l’établissement en question afin de lui demander de soumettre votre (vos) relevé(s) de notes à chacune des universités de l’Ontario de votre choix par le biais de l’OUAC.
Le Douglas College et la Kwantlen Polytechnic University n’achemineront pas directement vos relevés de notes aux universités de l’Ontario.
L’OUAC apparie à votre demande soumise les relevés de notes reçus par voie électronique de ces établissements, puis les réacheminent à chaque université de l’Ontario visée par votre demande.
Relevés de notes de l’étranger
Dans le cadre du processus d’admission, il se peut que les universités de l’Ontario exigent que les candidates et candidats aux études universitaires de premier cycle fassent acheminer leurs relevés de notes de l’étranger directement à World Education Services (WES), aux fins de vérification.
Les universités aviseront les candidates et candidats qui soumettent des relevés de notes provenant de l’étranger si des exigences spécifiques de soumission s’appliquent.
Autres relevés de notes
Il est de votre responsabilité de prendre des arrangements pour faire transférer directement tous les autres relevés de notes et documents justificatifs non mentionnés dans la présente page Web aux universités de votre choix, et non à l’OUAC.
Équivalences de crédits
Toutes les universités de l’Ontario offrent des équivalences de crédits pour des cours réussis à un établissement postsecondaire reconnu :
- lorsque les cours et les notes sont jugés acceptables par l’établissement de destination et
- s’ils peuvent être intégrés au nouveau programme.
Les relevés de notes officiels sont essentiels au processus de décision sur l’admission; de plus, les universités s’en servent pour déterminer la reconnaissance de crédits ou les équivalences de cours. Dans certains cas, l’université peut demander aux candidates et candidats de remettre une description de cours détaillée.
Chaque université communiquera directement avec vous à ce sujet.
Le nombre de crédits à retenir variera selon les règlements internes de l’université, ainsi que la nature et la source du cours.