ORPAS – Exigences des relevés de notes

Dernière mise à jour : Le 15 octobre 2019

Nota : Ce guide de demande contient des renseignements pour l’Admission d’automne 2020.

Liens rapides

Important : ORPAS doit avoir reçu vos relevés de notes initiaux au plus tard le 30 janvier 2020.

Exigences des relevés de notes

Un relevé de notes officiel doit être fourni pour chaque collège, cégep, université, école d’études supérieures ou autre établissement postsecondaire que vous fréquentez ou avez fréquenté. Vous devez fournir 1 relevé de notes distinct, même si le relevé de notes de votre école d’attache comprend 1 cours d’un programme d’échange ou 1 cours visé par un transfert, et peu importe si le cours est pertinent ou non à votre demande d’admission.

Cela comprend les relevés de notes pour un travail effectué en vertu :

  • D’une lettre de permission
  • De tout cours pour lequel vous avez reçu des équivalences
  • D’un programme d’échange

ORPAS n’exige pas l’envoi des relevés de notes du baccalauréat international (BI) ni des cours de niveau avancé.

Les relevés de notes doivent comprendre tous les cours terminés à ce jour, les cours abandonnés ou incomplets, et les cours suivis actuellement.

Pour être officiels, les relevés doivent :

  • être envoyés directement par le Bureau du registraire à ORPAS et
  • être soit :
    1. imprimés sur le papier officiel de relevé de notes de l’établissement et/ou porter le cachet de l’école ou la signature appropriée.
    2. envoyé par voie électronique où cette procédure a été établie.

Les relevés de notes doivent être reçus au plus tard le 30 janvier 2020. Une seule copie de chaque relevé de notes suffit.

ORPAS n’accepte aucun relevé envoyé par vous, ni les relevés soumis par les facultés d’études supérieures en votre nom. Les photocopies de relevés de notes officiels ou les relevés de notes téléversés à l’aide de la Messagerie sécurisée pour candidates et candidats (SAM) ne sont pas acceptés.

Nota : À l’approche de la date limite, il n’est pas possible de vous aviser de la réception de vos relevés de notes.

Les crédits accordés à la suite d’un transfert, d’une lettre de permission ou d’un programme d’échange qui sont consignés dans le relevé de notes d’une autre université ne peuvent être acceptés en lieu et place du relevé de notes de l’université où le cours a été suivi.

Si l’université ou le collège que vous fréquentez ou avez fréquenté ne fournit pas de relevé, veuillez lui demander d’envoyer à ORPAS une attestation officielle de l’inscription et le grade décerné.

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Relevés de notes finales

ORPAS doit recevoir vos relevés de notes finales officiels (lesquels doivent inclure toutes les notes pour les cours suivis au cours de l’année courante et les détails concernant le grade décerné), si vous recevez une offre d’admission ou si vous attendez toujours une décision avant le 30 juin 2020. Le fait de soumettre la demande de relevé de notes en ligne avant cette date ne satisfait pas l’exigence relative à la date limite.

Nota : Si vous fréquentez une université de l’Ontario, vous devez utiliser la demande de transfert de relevé de notes en ligne. Vous pouvez accéder à ce formulaire en vous connectant à votre demande.

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Relevés de notes des universités et collèges de l’Ontario

Demandes de relevé de notes en ligne

Si vous fréquentez actuellement ou avez préalablement fréquenté une université ou un collège de l’Ontario, vous devez utiliser le Formulaire de demande de relevé de notes en ligne compris dans la demande, sauf indication contraire dans les Exceptions relatives aux relevés de notes.

En soumettant le formulaire de demande en ligne de relevé de notes OUAC et en acquittant les droits exigibles, vous autorisez l’OUAC à faire les démarches nécessaires pour envoyer immédiatement vos relevés de notes officiels à ORPAS; vous n’avez pas à communiquer directement avec le bureau du registraire.

Vous pouvez accéder à ce formulaire en vous connectant à votre demande en ligne et sélectionnant « Relevés de notes ».

La réception du formulaire de demande en ligne de relevé de notes avant le 30 janvier 2020 afin de satisfaire les dates limites ayant trait aux relevés de notes.

Une fois soumises, les demandes de relevé de notes ne peuvent pas être annulées ou modifiées.

L’OUAC n’assume aucune responsabilité si une université refuse de fournir le relevé réclamé (p. ex., dans le cas de comptes en souffrance ou si le numéro d’identification indiqué est inexact). Si elle ou il ne règle pas les questions ainsi soulevées d’une manière opportune, les universités ne considéreront pas ces relevés de notes quand ils seront délivrés.

Droits de demandes de relevé de notes

Ces droits sont collectés par l’OUAC au nom des universités.

Veuillez consulter les Droits de demandes de relevé de notes pour obtenir des renseignements sur les droits de demandes de relevé de notes de chaque établissement.

Ces droits sont non remboursables.

Nota : Ce formulaire dûment rempli autorise l’OUAC à envoyer votre relevé officiel aux universités que vous avez choisies. Veuillez le soumettre à l’OUAC avec votre demande d’admission et les droits appropriés (droits administratifs d’ORPAS, droits de service pour les demandes de relevé de notes, pour les choix additionnels et pour les droits supplémentaires, le cas échéant). Une fois soumises, les demandes de relevé de notes ne peuvent pas être annulées ou modifiées et tout droits sont non remboursables.

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Relevés de notes des établissements canadiens à l’extérieur de l’Ontario

Si vous fréquentez actuellement ou avez préalablement fréquenté une université ou un collège de l’extérieur de l’Ontario, vous devez arranger que votre relevé de notes soit envoyé à ORPAS.

ORPAS a mis en œuvre des procédures avec certains de ces établissements afin que ces derniers envoient leurs relevés de notes par voie électronique. La collecte des relevés de notes n’est pas un processus automatique. En autant que le document soit accessible par ORPAS au plus tard à la date limite de réception des relevés de notes, ce dernier est réputé satisfaire au délai à ce chapitre. Les relevés de notes envoyés par les établissements par courriel ou par télécopieur ne sont pas acceptables, puisqu’il ne s’agit pas de méthodes sécuritaires de transfert de documents.

Si votre établissement n’émet pas de relevés de notes électroniques, vous devez demander au registrariat de cette dernière d’en faire parvenir un exemplaire papier officiel à ORPAS.

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Relevés de notes des établissements des États-Unis

Si vous fréquentez actuellement ou avez préalablement fréquenté une université ou un collège des États-Unis, vous devez arranger que votre relevé de notes soit envoyé à ORPAS.

ORPAS a mis en œuvre des procédures avec certains de ces établissements afin que ces derniers envoient leurs relevés de notes par voie électronique. La collecte des relevés de notes n’est pas un processus automatique. En autant que le document soit accessible par ORPAS au plus tard à la date limite de réception des relevés de notes, ce dernier est réputé satisfaire au délai à ce chapitre. Les relevés de notes envoyés par les établissements par courriel ou par télécopieur ne sont pas acceptables, puisqu’il ne s’agit pas de méthodes sécuritaires de transfert de documents.

Si votre établissement n’émet pas de relevés de notes électroniques, vous devez demander au registrariat de cette dernière d’en faire parvenir un exemplaire papier officiel à ORPAS.

ORPAS effectuera la conversion des notes pour les établissements américains agréés. L’évaluation de World Education Services (WES) ne sera pas requise dans ce cas.

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Relevés de notes des établissements de l’étranger (sauf les États-Unis)

Lorsque vous commandez un relevé de notes d’un établissement en dehors du Canada et des États-Unis, veuillez également demander une légende explicative du système de notation.

Dans le cas de relevés de notes étrangers difficiles à obtenir, ORPAS accepte alors des copies notariées des originaux de relevés de notes ne provenant ni du Canada, ni des États-Unis, et ce, en anglais et dans la langue d’origine.

Rappelons toutefois que les copies notariées d’originaux ne sont pas considérées comme étant des documents officiels; chaque université peut exiger que des documents supplémentaires lui soient remis.

Les photocopies de documents notariés ne sont pas jugées acceptables et ne seront pas prises en considération.

Reconnaissance des résultats scolaires étrangers

L’évaluation des titres scolaires consiste à convertir les résultats scolaires obtenus à l’étranger à des équivalents canadiens. Le fait de fournir une évaluation World Education Services (WES) ne veut pas dire pour autant que vous avez satisfait à l’exigence de fournir des relevés de notes officiels.

Que vous soyez de citoyenneté canadienne ou autre, vous devez fournir les données pertinentes de vos cours suivis à l’étranger par WES si :

  • Vous n’avez pas suivi le nombre nécessaire de cours au Canada ou aux États-Unis pour satisfaire aux exigences scolaires minimales.
  • Vous devez fournir les données de vos cours suivis à l’étranger.

Veuillez demander une conversion de notes par cours individuel de vos notes de cours suivis à l’étranger. Le bilan d’évaluation ne sera pas admissible sans la moyenne pondérée cumulative (MPC) globale. Néanmoins, les comités d’évaluation se réservent le droit d’appliquer leur propre évaluation.

Les évaluations de WES doivent être envoyées directement par WES à ORPAS et reçues au plus tard à la date limite de réception des relevés de notes, soit le 30 janvier 2020.

Pour communiquer avec WES, veuillez composer le 416 972-0070.

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Soumission des relevés de notes

Pour les relevés de notes non exigés à partir de votre demande d’admission en ligne, veuillez demander au bureau du registraire de chaque université, collège ou cégep que vous fréquentez ou avez fréquenté de faire parvenir le(s) relevé(s) de notes officiels complet(s) de tous les cours réussis à ce jour et en progrès directement à :

ORPAS
170 Research Lane
Guelph (Ontario)  N1G 5E2

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