Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à une université spécifique
Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC » ou « nous ») est une division du Conseil des universités de l’Ontario (CUO). Nous traitons les demandes d’admission aux programmes des universités de l’Ontario pour le compte de ces dernières.
Nous nous engageons à respecter votre vie privée. Le présent avis vient compléter notre Déclaration de confidentialité, et s’applique lorsque vous préparez, remplissez et soumettez votre demande d’admission d’une université spécifique de l’Ontario. Prière de lire notre Déclaration de confidentialité.
En faisant demande par le biais de l’OUAC, vous nous autorisez à recueillir directement vos renseignements personnels auprès de vous et d’autres organisations, au besoin, afin de compléter et traiter votre demande d’admission. Vous acceptez également que nous communiquerons à l’université à laquelle vous faites demande (« l’université sélectionnée ») les renseignements personnels que vous nous fournissez et les autres renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre demande d’admission. L‘université sélectionnée recueille vos renseignements personnels par le biais de l’OUAC, conformément à sa législation habilitante, à des fins de recrutement, d’admission et d’inscription. L’université peut utiliser et divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, conformément à ses propres politiques et pratiques en matière d’admission et de protection des renseignements personnels. Les avis de collecte de renseignements personnels des universités de l’Ontario se trouvent dans les sites Web de ces dernières. Pour plus d’information, prière de consulter la politique de votre université sélectionnée.
Collecte de renseignements personnels
- Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez dans votre demande d’admission, ou en rapport à votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité, et ce, dans le but de traiter votre demande d’admission à votre université sélectionnée, y compris, le cas échéant :
- Vos relevés de notes scolaires/universitaires.
- Votre Numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario (NISO), lorsqu’il est fourni sur votre relevé de notes; il nous sert d’identifiant personnel pour votre compte OUAC.
- Il se peut que nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de personne autochtone au Canada, si vous choisissez de les fournir.
- Il se peut que nous recueillons des renseignements au sujet de votre statut de candidate ou candidat de première génération (vos parents ou tutrices/tuteurs n’ont pas fréquenté une université ou un collège), si vous choisissez de les fournir.
- Il se peut que nous recueillons des renseignements sur votre identité de genre, si vous choisissez de les fournir. Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre », si vous choisissez de ne pas fournir votre identité de genre.
- Il se peut que nous recueillons vos renseignements personnels relatifs à la diversité, si vous choisissez de les fournir, notamment :
- Origine(s) ethnique(s) ou culturelle(s)
- Religion et/ou identité spirituelle
- Orientation sexuelle
- Handicap
Vous pouvez sélectionner l’option « Je préfère ne pas répondre » pour chaque question, si vous choisissez de ne pas fournir vos renseignements personnels relatifs à la diversité. Aucun programme, service, ni avantage ne vous sera interdit si vous décidez de ne pas fournir de tels renseignements.
- Nous recueillons des renseignements au sujet des bons d’échange OUAC, si vous choisissez de réglez vos droits d’admission à l’aide d’un bon d’échange OUAC acheté par votre université sélectionnée.
Utilisation des renseignements personnels
- Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins de compilation et de traitement de votre demande d’admission, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
- Si vous commandez des relevés de notes scolaires en appui à votre demande d’admission, nous utiliserons vos renseignements personnels aux fins de traitement de votre demande de relevés de notes.
- Nous et/ou votre université sélectionnée utilisent vos renseignements personnels, à des fins d’identification et d’appariement de documents. Ceci comprend, sans toutefois s’y limiter, l’appariement des données et des documents.
- Si vous choisissez de régler vos droits d’admission en utilisant un bon d’échange OUAC acheté par votre université sélectionnée, il se peut que nous combinions lesdits renseignements relatifs au bon d’échange OUAC à vos autres renseignements – personnels, scolaires, choix d’université/de programme, offres et réponses à vos offres – s’ils sont recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, afin de créer des données et des données agrégées, ainsi que des rapports. Il se peut que l’université sélectionnée qui a acheté le bon d’échange OUAC qui a défrayé les coûts de votre demande d’admission utilise et divulguer les données, données agrégées et rapports conformément à ses propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnelles, à des fins d’admission, d’inscription et à d’autres fins d’élaboration de politiques universitaires et de recherche.
- Nous combinerons vos renseignements personnels relatifs à la diversité avec vos renseignements personnels, scolaires, relatifs à votre choix d’université/de programme, à vos offres et à vos réponses à vos offres, s’ils sont recueillis dans le cadre de votre demande d’admission, aux fins de création de données, de données agrégées et de rapports. Il se peut que votre université sélectionnée utilisent et divulguent les données, données agrégées et rapports, conformément à leurs propres politiques et pratiques en matière de renseignements personnels à des fins :
- d’identifier tout préjugé inconscient ou racisme systémique dans le processus d’admission, et de faire le suivi tout programme mis en œuvre afin de corriger un biais identifié.
- de vous informer de programmes, services ou soutiens spécifiques accessibles aux groupes en quête d’équité, afin d’améliorer la disponibilité d’études universitaires pour les communautés en quête d’équité.
- d’appuyer le processus d’admission. Les exemples comprennent, sans toutefois s’y limiter, l’envoi d’offres d’admission et l’attribution de bourses d’études.
Divulgation des renseignements personnels
- Nous divulguons vos renseignements personnels, y compris les renseignements personnels dans votre demande d’admission, à votre université sélectionnée. Ces renseignements pourraient se composer de vos données personnelles, scolaires, relatives à vos choix d’université/de programme, à vos offres et réponses à vos offres, tel qu’il est établi dans notre Déclaration de confidentialité.
- Si vous commandez des relevés de notes scolaires/universitaires en appui à votre demande d’admission, nous divulguons vos renseignements personnels aux établissements en question, aux fins de traitement de votre demande de relevé de notes.
- Si vous débutez une demande d’admission sans toutefois la soumettre, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à votre université sélectionnée. Il se peut que votre université sélectionnée utilise ces renseignements afin de communiquer avec vous au sujet de votre demande d’admission non soumise. Nous détruirons tous les renseignements personnels ayant trait à une demande d’admission non soumise à la fin du cycle d’admission annuel, tel qu’il est stipulé dans notre Déclaration de confidentialité.
- Nous et/ou votre université sélectionnée informeront, à notre seule discrétion, un ou plus d’un établissement représenté par les groupes qui suivent si vous omettez des renseignements ou fournissez des renseignements dans votre demande d’admission qui sont jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, ou contiennent des preuves de malhonnêteté intellectuelle ou de conduite déraisonnable ou contraire à l’éthique. Ces groupes comprennent les universités et les collèges de l’Ontario et/ou du reste du Canada, et/ou les autorités réglementaires et policière.
Déclaration de la candidate ou du candidat
Vous consentez expressément aux pratiques en matière de renseignements personnels stipulées dans la Déclaration de confidentialité de l’OUAC et le présent Avis de collecte, d’utilisation et de divulgation de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre demande d’admission à une université spécifique.
Vous certifiez ce qui suit :
Je certifie que les renseignements personnels et les documents soumis, ou à soumettre, dans le cadre de la présente demande d’admission, sont véridiques, complets et exacts, y compris mes déclarations de citoyenneté et de statut d’immigrant au Canada. Je certifie que tous les documents autobiographiques et personnels applicables soumis sont véridiques, exacts et rédigés uniquement et entièrement par moi, et que tous les renseignements exigés dans le cadre de la présente demande d’admission ont été divulgués.
Je reconnais qu’il m’appartient d’informer l’OUAC et l’université de l’Ontario où j’ai fait demande ou je suis inscrit(e) de toute modification aux renseignements contenus dans ma demande d’admission, et j’accepte de le faire dès que lesdites modifications sont apportées.
Vous acceptez également que vous devez :
- Fournir les renseignements personnels exigés dans la présente demande d’admission, ainsi que votre droit de demande d’admission. L’université ne retiendra pas la demande d’admission incomplète. De plus, il se peut que l’université exige des soumissions et/ou des renseignements personnels additionnels afin de compléter le traitement de votre demande d’admission.
- Garder confidentiels et sécurisés vos nom d’utilisateur OUAC, mot de passe et numéro de référence de demande d’admission. Vous devez nous aviser immédiatement si vous soupçonnez quelque accès, utilisation ou divulgation non autorisé de ces renseignements.
Nota : Nous et l’université nous réservons le droit de vérifier toute information fournie dans le cadre de votre demande d’admission. Si vous dissimulez quelque renseignement que ce soit, ou si vous soumettez des renseignements jugés faux, trompeurs ou rédigés par un tiers, nous et/ou l’université peuvent, à notre seule discrétion, invalider la demande d’admission, ce qui entraînera son rejet immédiat ou la révocation d’une offre d’admission ou de l’inscription à l’université en question.
Pour plus d’information
- Consulter notre Déclaration de confidentialité.
- Communiquer avec l’agente ou l’agent de protection de la vie privée de l’OUAC :
Téléphone : 519 823-1940
Adresse électronique : [email protected]